Lifen Planning est une application collaborative. Il n'y a pas de raison que vous fassiez tout le boulot de votre côté, donc, commençons par inviter les membres de votre planning pour leur demander de saisir eux-mêmes leurs disponibilités.
1. Inviter les membres
Plusieurs options sont possibles :
Les inviter un à un en entrant leur adresse email. Si vous avez un Fichier Excel, vous pouvez tout simplement importer la liste complète. Cliquez sur "Importer (Excel)" et suivez les instructions. Les inviter via un Lien "secret" Si vous n'avez pas leur adresse email, vous pouvez également choisir de leur envoyer un Lien "secret" en utilisant vos moyens de communications habituels (mailing list, facebook, whatsapp, ou le fax ou autre). Ils pourront alors s'inscrire d'eux-même et seront automatiquement ajoutés au Planning.
Astuce : le petit rond à côté de leur nom vous permet de voir s'ils ont bien accepté l'invitation ou non
2. Collecter les indisponibilités
Tout l'intérêt d'inviter les membres de votre planning, c'est de leur laisser saisir les disponibilités eux-mêmes ! Cependant, si votre chef de service fait de la résistance et continue de vous envoyer un mail avec ses dates de vacances, vous pouvez les saisir à sa place. Pour cela, cliquez sur "saisie manuelle".
Attention Il n'y a pas de limite ou de contrainte particulières sur le nombre d'indisponibilités à rentrer. Ainsi nous vous recommandons vivement de surveiller ça de près pour éviter tout déséquilibre dans la planification future. Pour cela, un tableau récapitulatif vous permet de connaitre le nombre d'indisponibilités et de souhaits rentrés par chaque personne.
Astuce : Les indispo "auto" sont liés aux gardes sur d'autres plannings et permettent donc d'éviter automatiquement les conflits !